After コロナ

改めて問われる

​テレワーク

「対面・紙・ハンコ」

「見える化」「出来る化」「変わったか」で

​すぐに簡単に・確実にテレワークを実現

 「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」

     に関するアンケート調査      

      緊急事態宣言でも「ハンコ」のために出社を余儀なくされた     

​会社員は44.8% 部門長など決裁権限者と営業職が合わせて74.2%を占め

(ペーパーロジック社調べ )

    今後さらに進んでいくであろうテレワーク化に向けて     

社内業務を円滑に進め いざというときでもビジネスを止めないためにも

 社内における「紙とハンコ」からの脱却が急務と言えるでしょう 

テレワークやペーパーレスへの取組み

​それで本当に大丈夫ですか

電子契約・ワークフロー・スキャナ保存等々 

テレワークやペーパーレス化ツールは多数ありますが

​必要な要件を満たしておかなければ 本質的な解決にはつながりません

各種デジタル化法規制を網羅的に

満たしていますか?

・e-文書法

・電子帳簿保存法

・会社法

・会計監査

​・電子署名法

デジタルデータの真正性を

証明できますか?

・本人証明

・存在証明

・非改ざん証明

・内部統制適正化証明

必要条件を満たしておかないと

改ざん・なりすましのリスクがあります

  ・電子署名のみ

  ・タイムスタンプのみ

  ・システムログのみ

  法律上・監査上の証拠能力が問われます

  紙の原本廃棄不可

​  原本の保存と提示が求められます

ビックリマーク.png

真正性とは「文書の記載内容が正しいことを主張できる要件 電子化文書の故意・加湿による虚偽入力 書換え(改ざん・すり替え) 消去 混同 隠滅 破壊がないこと 且つ 改変・改ざん等の有無が確認・検証できることが条件となる」

​出典:JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)

脱「対面・紙・ハンコ」

「仕事・紙・ハンコ」の改革には デジタル化法規制対応と真正性証明が必要不可欠です

​個別的・部分的対応では課題の解決にはなりません

デジタル化法規制対応・真正性証明

一括検証機能等

保存機能

何を

​(非改ざん性)

誰が

​(本人証明)

どこでどのように

​(適正化証明)

内部統制機能

*PKI(Public Key Infrastructure:公開鍵暗号基盤)

*TSA(Time-Stamp Authority:時刻認証業務認定事業者)

いつ

​(存在証明)

TSA認定

タイムスタンプ

PKI基盤

電子署名

仕事の
デジタル化
ポイント1

 オンラインによる

​ワークマネジメント

(仕事のみえる化と工程・資源管理)

により

いつでも・どこでも・誰とでも

仕事ができる

​スマートワークを実現 

%E4%BB%95%E4%BA%8B%E3%81%AE%E3%83%87%E3%
​の
デジタル化
ポイント2

社内外の取引

業務文書

「ライフサイクル管理」

を電子データ化したうえで

真の意味で文書情報の

「ペーパーレス化」

を実現

エクセル図.png
PC図.png
PDF図.png
ハンコ​の
デジタル化
ポイント3

電子署名と

タイムスタンプ活用

「誰が」

デジタル文書の署名当事者

(責任者)であるか

「いつ」

デジタル文書が存在したかを

​電子的に証明 

%E3%83%8F%E3%83%B3%E3%82%B3%E3%81%AE%E3%
デジタル
​内部統制
ポイント4

内部統制の運用を確保する

電子ワークフロー及び

完全性・検索性

相互関連性・非改ざん性

の検証機能など

法的要件に則って

デジタルデータを

​保存する機能 

%E3%83%87%E3%82%B8%E3%82%BF%E3%83%AB%E5%

本格的テレワーク導入の4つのポイント

Afterコロナの世界は 今までの業務のやり方に戻ることはなく

テレワーク等働き方の改革は一気に進むことになります

 

本格的テレワークの実現のためには上記4つの

デジタル化ポイントを押さえておかなければなりません

テレワーク導入のステージ

脱「対面・紙・ハンコ」

​に向けて

 現在テレワークを始めた多くの企業は ビデオ会議・チャット・ファイル共有・在宅勤怠管理ツール

 導入など既存サービスを 状況に合わせて選択し まずは対応している段階です

​脱「対面・紙・ハンコ」に向けて 段階的な導入が効果的です

ステージ4

ステージ3

 コアコンピタンス化

●高度デジタル人材開発​

​●データ分析・BIの導入

●リモート人材活用

​(最適化)

自社の業務内容を再精査し

新たなフレームワークによる業務の再設計と

それに対応するツールが必要です

ステージ2

 テレワーク業務の整理

​        と見える化

●仕事と紙の棚卸し​

●テレワーク・電子文書規程

​●ワークマネジメント(タスク管理)

●電子稟議/電子書庫

​●電子認証基盤

​(標準化)

ステージ1

 情報共有・整備整備

●ビデオ会議

●チャットコミュニケーション

​●クラウドファイル共有

​●勤怠・在宅管理支援ツール

​(部分的試行)

 業テレワークの高度化

      と範囲の拡大

●日本式ジョブ型人事制度

​●ワークマネジメント拡大

 (プロセス工程・要員管理)

●電子契約

●電子稟議/電子書庫拡大

​●電子認証基盤拡大

(高度化・拡大)

ZOOMなどツール図.png

「見える化・出来る化・変わったか」ですぐに​簡単に確実にテレワークを実現

  • 調査に負荷や時間をかけずに簡単に 対象業務や文書の網羅性を確保して「見える化」します

  • 各種ソリューションを有効活用したアジャイル型構築により 短期間で「出来る化」します

  • 定期的な見直しとブラッシュアップを図り 常に「変わったか」を検証していきます

見える化
フェーズ1

現状把握と課題整理

施策の方向性をまとめます

 

みえるか図.png
出来る化
フェーズ2

環境整備と

テレワーク導入を

​おこないます

 

%E3%81%A7%E3%81%8D%E3%82%8B%E3%81%8B%E5%
変わったか
フェーズ3

効果測定と

改善

​おこないます

 

%E5%A4%89%E3%82%8F%E3%81%A3%E3%81%9F%E5%
  • ​見える化ソリューション

BPECロゴ.png
BPR+ロゴ.png
導入システム選定
導入範囲とKPI(効果指標)の設定
システムの調達と導入
振返り(ワークショップ)
業務運用検証・フォロー
システム運用検証
KPIの観測・評価
効果確認・再設定(ワークショップ)
  • ワークマネジメントソリューション

%E3%83%8F%E3%83%B3%E3%83%89%E3%82%AF%E3%
  • ペーパーレスソリューション

%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%83%91%E3%83%BC%E3%
ESGロゴ.png
  • 電子認証ソリューション

ソリューションマップ

本格的テレワークを実現するためには まず「見える化」を実現した上で

課題に応じて必要となるソリューションを総合的に選択して「出来る化」していきます

デジタル文書を保存する場合

一括検証機能等 

法令要件に対応できていますか?

%E3%83%8F%E3%83%B3%E3%83%89%E3%82%AF%E3%
%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%83%91%E3%83%BC%E3%
ESGロゴ.png

業文書のライフサイクル

(作成・処理・保管・保存・廃棄)

をデジタル化できていますか?

適用ソリューション

課 題

業務プロセス全体を

オンラインで処理できていますか?

BPECロゴ.png

監査証拠とすべきデジタル文書に

電子署名とタイムスタンプ両方を

付していますか?

ソリューションツール

まずはフェーズ1「見える化」

「現状把握と簡易分析」から

​本格的なテレワーク化をスタートしましょう

短期間で・低負荷で・網羅的に・簡単に 見える化の第一歩を

  • 最短4週間~と短期間で実施可能

  • 対象者や責任者は 最小限の関与・負荷で実施可能(数時間~十数時間程度)

  • ​業務テンプレートの活用とアンケート方式で 漏れなく簡単に実施可能

  • ツールキットとデータベースの活用により 各種分析グラフ・表を自動生成

  • ​対象1部門から実施可能 費用は60万円~

BPECロゴ.png

テンプレートによる業務抽出

業務構造図(一覧表)作成

ヒアリングシートによる業務・文書調査

要対応法令洗出し

・負荷分析

・スキル分析

・属人分析

・コスト分析

​電子化対象文書選定

業務及び文書

​の棚卸し

簡易分析

現状把握・簡易分析

既存のシステムとの連携イメージ

ESGModule図.png
  • デジタル関連法令完全準拠

  • 既存の業務システムを変更せずに APIを介して電子認証基盤へ接続

  • PKI電子署名と認定タイムスタンプがつけ放題
    (長期署名にも対応)

  • デジタル監査証跡を確保し デジタル会計監査にも対応可能

  • モバイル環境でも利用可能

  • 月額利用料は15万円

     *電子証明費用(JCAN)は3,500円(1年間有効)
    ​        ​ *導入初期費用は別途必要

Module/API

電子認証基盤完全対応化モジュール

「ESG-Tech Module」で

 ハンコと内部統制のデジタル化を実現しましょう

 ESG-Tech Moduleは 既存システムは変更せず モジュール/API

 を追加することで法令対応と内部統制強化を実現します