BPECを利用した現状把握と簡易分析詳細手順(見える化手順)

 

「見える化」:業務・文書の棚卸

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 ■業務構造図の作成・編集

 テンプレートが提供される 業務構造図/業務一覧表をベースに

 加筆修正をおこない 対象部門の業務構造図/業務一覧表を作成

 *既存の業務一覧があれば Excelベースで読込 テンプレートを

​  作成することも可能

業務調査・文書調査.png

 ■業務調査・文書調査の実施

 業務構造図が完成すると 業務調査票・文書調査票が生成される

 *業務調査票:各担当者が記入する業務量調査のための記入票

  構造図作成時に漏れた、業務の修正を含む

 *文書調査票:業務上使用している 各種文書類を抽出・整理するための

  記入票

  関連法令・法定保存年数の洗出し ライフサイクル・文書量の調査を

  おこなうためのもの 文書関連コストの試算・ペーパーレス化に向けた

​  電子化対象の検討に使用する  

フィードバックシート・業務マトリックス.png

 ■フィードバックシート・業務マトリックス

 

 収集した 業務調査票から自動生成される

 回答内容を検証するため 確認項目としきい値の設定が可能

 設定内容に沿って 自動的にコメントが付加されたシートが生成される

​ フィードバックシートを元に業務調査内容の修正をおこなう

​ 対象部門における業務と担当者の関連がマトリックス表として生成される

 

「見える化」簡易分析

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 ■業務負荷分析

 

 業務負荷分析のためのグラフと表を作成

 負荷の高い業務が 改善効果の高い業務といえます

​ これらの観点から 改善対象となる対象業務の絞り込みを実施

業務スキル分析.png
属人業務分析.png

 ■業務スキル分析

 業務スキルグラフを作成

 スキルレベルが適正ではない業務が 改善効果の高い業務といえます

​ これらの観点から 改善対象となる業務の絞り込みを実施

 ■属人業務分析

 

 属人業務を集計した表を作成

 属人化している業務が 改善効果の高い業務といえます

​ これらの観点から 改善対象となる業務の絞り込みを実施

業務コスト集計表.png

 ■業務コスト集計

 集計メンバーの人件費を設定し 業務ごとのコスト集計表を作成

 人件費は個人ごとの個別設定若しくは職能ごとの一括設定が可能

 コストが見合っていない業務が 改善効果の高い業務といえます

​ これらの観点から 改善対象となる業務の絞り込みを実施

 

「見える化」業務の見える化/課題分析と施策方向性

業務フロー.png

 ■業務フロー作成

 モデリングツールを活用して 現行業務フロー(AS-IS)を作成し業務を

 見える化

​ 業務遂行上の課題(≒取り組むべきこと)を抽出

追跡調査表.png

 ■追跡調査実施

 追跡調査票を用いて Level4の各業務における「業務の実施状況(IDO)」

 を調査

 *追跡調査票:業務の詳細について追加確認するための調査シート

​ *IDO:input(インプット)dutis(作業内容)output(アウトプット)

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改善・改革検討一覧.png

 ■課題検討

 対象部門における業務ごとの課題検討一覧を作成

 ・分析メモの記述が反映

 ・集計結果・コスト設定が反映

 ■業改善・改革検討

 改善施策・新業務フロー(To-Be)・投資効果・移行方法などを検討

 テレワークを推進するための BPR・RPA・ICT・BPOなどの施策を検討

 Hand Crowdを利用したワークマネジメントの実現(出来る化手順)

「出来る化」Hand Crowd  ワークマネジメント

 ワークマネジメント(仕事の「見える化」と工程・資源管理)ツールによって 時間と場所に縛られず 仕事が

 できる スマートワークを実現

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ワーク設定

業務を見える化・標準化

したうえで 個別に割り当てる

単位をワークとして

​設定します

 

ワーク設定.png
ワークスケジュール

計画に基づいてワークを

日程・時間別

工程ごとに遅延状況や

コスト割合を見える化し

​改善点を明らかにします 

ワークスケジュール.png
リソーススケジュール

社内外のリソースに対し

設定したワークスケジュールに

基づきワークを割り当てて

最適なリソーススケジュールを

策定します 

リソーススケジュール.png
カレンダー連携

工程ごとのスケジュールを

スケジューラーに表示し

ワークをガントチャートのように

​解りやすく表示します

 

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自動ルーチンワーク

Botによる

自動日程調整

担当者への自動通知

クリティカルパス可視化

​により工程遅延を防ぎます

 

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コミュニケーション
​情報共有

CSV形式の取込みや

既存システムとのAPI連携

によって業務一覧から

ワークのベースを作成

​することも可能です

 

一括取込みとAPI連携.png
情報の共有

リモートワーク

テレワーク

に対応するための

​ファイル・画像共有が可能です

 

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​外部サービス連携

効各チャットツール

との連携が可能であり

特定のツールに依存せず

コミュニケーション

情報共有・報告・連絡​が可能です

 

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 電子化関連法令対応の各種ペーパーレス・ソリューションツール

「電子化関連法令完全対応」ペーパーレス・ソリューション

 ペーパーロジック社の提供する 電子稟議・電子契約・電子書庫は e-文書法や電子帳簿保存法

(含スキャナ保存制度)にとどまらず 電子署名法や会社法 会計監査指針なども考慮し 法令準拠の完全な電子化

​ ペーパーレス化を実現します

電子稟議

・簡単に使える法対応ワークフロー

・決裁文書 添付書類の改ざん防止

​・内部統制強化に有効

 

​法対応ワークフロー
電子稟議.png
電子契約

・紙の契約書を電子データに置換え

・印紙税の削減が可能

・電子署名法完全対応

​・e-文書法・電帳法保存要件対応

 

電子署名法
​電帳法準拠
電子契約.png
電子書庫

・複数文書へタイムスタンプを一括付与

・e-文書法・電帳法保存要件に対応

​・法定文書の安全保管と利用を促進

 

法対応
​クラウドストレージ
電子書庫.png

「電子認証基盤完全対応化モジュール」:ESG-Tech Module

 ESG-Tech Module は電子認証基盤を既存のシステムで利用するためのAPIモジュールです

​ 稼働している各システムと連携させることで、電子帳簿関連法規への対応と必要な内部統制を実現します

 ■REST形式 APIの提供により既存システムと連携

 契約書・納品書・請求書等の国税関連書類データ及び相手先・日付・金額

 などのメタデータに対し 電子署名・タイムスタンプを付与します

 

 これらを API呼び出し元へ返送すること あるいは 電子法令保存要件

 に対応したうえでストレージへ保存することも可能です

 ■社外との取引では

 承認プロセスの際 ドキュメントや資料へPKI基盤の電子証明書を伴う

 電子署名およびタイムスタンプを付与することで なりすまし決裁や

 改ざんを防止します

既存のシステムとの連携イメージ

ESGModule図.png

 ■社内の手続きでは

 承電子認証基盤APIは 社内の各システムにおいても利用可能

​ 稟議書や各種申請書の運用において 内部統制の強化が可能

 ■デジタル法令準拠・内部統制強化

 経費の精算・購買・請求など既存のシステムを変更することなく

 ESG-Techモジュールを介して電子認証基盤へ接続 各システムに

 求められる法的要件を満たし 内部統制を強化

 ■電子契約では 電子署名法に準拠

 PKI(Public Key Infrastracture)基盤に基づく電子証明書を電子署名に

 添付 同時に10年間有効のタイムスタンを付与

 ■ESG-Tech Moduleはモバイル環境でも利用可能

 テレワークを含めた企業の各システム利用状況に応じて 柔軟な

 システム構築を実現

 ■デジタル監査証跡を確保

 ESG-Techモジュールにより非改ざん性を保証された証憑類は その

 電子署名・タイムスタンプの検証記録(ログレポート)をデジタルの

 監査証跡とすることが可能

 

 デジタル監査証跡やリアルタイムの会計データチェックにより 

 会計監査業務そのものを効率化するデジタル監査を実現